Como Organizar Tus Archivos Digitales

Uno de los aspectos más simples y pasados ​​por alto de ser organizado son los archivos digitales. Cada vez que tienes que buscar un documento que no puedes encontrar o haces clics innecesarios para acceder a una carpeta, no estas siendo tan productivo como podrías serlo. Estás perdiendo un tiempo precioso que podrías utilizar para hacer algo que te ayudaría a avanzar con tus objetivos.

Tu tiempo, una vez utilizado, nunca podrás recuperarlo y, si no haces nada con tus métodos de organización de archivos, seguirás desperdiciando tu tiempo simplemente buscando. Tu lista de documentos crecerá constantemente, por lo que ahora es el momento de hacer algo al respecto.

En este post he preparado unos consejos para mantener tus archivos y documentos limpios, en carpetas y fácilmente buscables y accesibles.

Imagen de pixabay.com

Los Objetivos De Organizar Tus Archivos

Hay dos objetivos generales que debes lograr a la hora de establecer un sistema de organización de archivos:

  • Fácil de archivar. No deseas que tu sistema sea un enorme laberinto. Deseas que sea rápido y fácil guardar archivos.
  • Fácil de encontrar. Deseas que tu sistema te facilite la búsqueda de archivos o carpetas que necesites, ya sea buscando en las carpetas o utilizando la búsqueda.

Primero veremos la fase de eliminación de archivos que no necesitemos, luego la de reorganización y por ultimo la de mantenimiento.

Eliminación

Si has tenido tu computadora por algún tiempo, probablemente tengas muchos archivos desde tiempos inmemoriales que ya no utilices. Lo ideal seria que te deshagas de estos archivos y aplicaciones, o por lo menos que no estén visibles inmediatamente.

Generalmente hay 2 formas de hacer esto:

Formatear y Reconstruir

La primera forma de hacerlo es copiar los archivos que deseas mantener en un disco externo o servicio en la nube, borrar completamente el disco duro y reinstalar el sistema operativo. Es simple y directo. Puede sonar como un proceso peligroso (y podría serlo), pero eso depende de tu experiencia y de cuán cuidadosamente completes cada uno de los pasos. Es el camino a seguir si deseas comenzar en una pizarra completamente en blanco.

Eliminar Manualmente

Una forma más segura de hacerlo es eliminar todos los archivos que no necesitas manualmente. Esto puede llevarte algo de tiempo, y no está garantizado que encuentres todos los archivos ocupando el espacio de tu disco duro, pero es mucho menos estresante que formatear tu computadora.

Es importante ser realista y un poco menos sentimental de lo habitual durante este proceso, pero no te excedas. No sientas la presión de eliminar todos sus archivos antiguos porque un artículo en Internet le dijo que lo hiciera, pero asegúrate de mantener solo los archivos y las aplicaciones que probablemente uses en el futuro.

Limpieza Automática

Una vez que hayas terminado de limpiar los archivos que puedes ver, es hora de llegar a los que ni siquiera sabías que estaban allí. Tu computadora está llena de archivos de registro del sistema, cachés del navegador y todo tipo de otros archivos temporales, la mayoría de los cuales nunca has visto antes. La mayoría de ellos también son completamente innecesarios. Mi herramienta favorita absoluta para deshacerme de toda esta basura se llama CCleaner.

La primera vez que presiones el botón “Limpiar”, te sorprenderá de la cantidad de basura digital que ocupa tu disco duro (generalmente gigabytes). CCleaner es un software imprescindible para este proceso, e incluso puedes comprar las versiones Pro / Pro Plus si deseas utilizar las funciones más avanzadas.

Reorganizacion

Una vez finalizada la limpieza, es hora de reorganizar tus archivos digitales.

Conceptualmente, te recomiendo que separes tus carpetas en dos categorías: Activos y Almacenamiento.

En la primera categoría, conservaras los archivos digitales en los que estás trabajando actualmente y aún no has terminado. En la segunda categoría, tendrás todo lo demás. Pueden ser proyectos pasados, fotos, música, documentos personales y cualquier cosa que desees conservar a largo plazo

Tan pronto como hayas terminado con un archivo que guardaste en la categoría “Activos” (o también trabajo), sentite libre de moverlo a su lugar apropiado en el almacenamiento o eliminarlo. Las carpetas en la categoría Almacenamiento deben parecerse a un árbol bien equilibrado, con títulos descriptivos y distintos para carpetas y archivos.

Por ejemplo, si decidís almacenar tus facturas telefónicas, podrías hacerlo de las siguientes maneras:

  • Por fecha (quiero la factura telefónica de julio de 2017)
  • Por empresa (quiero la factura telefónica de la empresa XYZ)
  • Por tipo de documento (quiero una factura telefónica)

Almacenamiento En La Nube

El último paso para reorganizar tus archivos digitales es elegir cuáles (si los hay) te gustarían almacenar en la nube. Mi recomendación personal para el almacenamiento en la nube es OneDrive, pero probablemente ya tengas uno favorito.

Los 2 grandes beneficios de almacenar tus archivos en la nube son que puedes acceder a ellos en todo momento desde cualquiera de tus dispositivos y también te permiten pasar documentos de tu teléfono o tablet a tu computadora.

Si tienes documentos que no quieres perder si se rompe el disco duro de tu computadora, almacenarlos en la nube puede ser una buena opción.

Establece Un Sistema

Si ordenas tus archivos solo una vez y no estableces un sistema, se desordenaran nuevamente en una semana. Necesitas establecer un sistema para ordenar a diario los archivos de tu computadora.

Algunas sugerencias para esto pueden ser:

  • Move los archivos de la carpeta trabajo a la de almacenamiento tan pronto como sea posible
  • Limpia archivos basura y aplicaciones instaladas regularmente usando CCleaner
  • Crea nuevas carpetas en almacenamiento a medida que surjan nuevas categorías de archivos
  • Manteen tus convenciones de nomenclatura consistentes para cada archivo

Después de un tiempo, encontrarás una estructura de archivos y un flujo de trabajo que se adaptara a tu estilo de vida y estrategia de organización. Manténete constante y podrás seguir cosechando los beneficios de una computadora “limpia”. Si tomas en serio su limpieza digital, puedes ahorrarte horas de búsqueda de archivos y te permitirá concentrarte en tu trabajo y nada más.

Dejá un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *