Como Utilizar Tu Email Efectivamente

Tu bandeja de entrada de correo electrónico está fuera de control, aunque parece que todo lo que haces es responder correos electrónicos.

No estás solo sintiéndote de esta manera. Según un informe de McKinsey, el trabajador promedio gasta alrededor del 28% de la semana laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos.

Esta es una cantidad absurda de tiempo para gastar en algo que te estresa y al mismo tiempo crea poco valor.

Así que vamos a arreglarlo. A continuación, te mostrare cómo pasar rápidamente por todo tu correo electrónico para que puedas dedicar ese tiempo a actividades más útiles.

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Establece Una Hora Del Día

¿Cuántas veces al día revisas el correo electrónico? Probablemente sea más de lo que piensas. Es tentador alternar entre tu bandeja de entrada y cualquier otro trabajo que estés haciendo. Después de todo, ¿qué pasa si alguien te necesita para una tarea urgente?

Si bien esta es una actitud admirable, destruirá tu productividad. La mejor manera de crear un trabajo significativo es centrar toda tu atención en una tarea.

Si cambias tu atención a tu correo electrónico, le tomará un tiempo a tu cerebro reenfocarse en lo que estaba haciendo originalmente.

Entonces, en lugar de mirar tu correo electrónico varias veces al día, programa una hora cada día para procesar todos tus correos electrónicos. De esta manera, no interrumpirás una tarea más productiva para “echar un vistazo a tu bandeja de entrada”. Además, evitarás postergar el correo electrónico y dejar que se acumulen los mensajes sin respuesta.

Nota: Esta táctica solo funciona si deshabilitas las notificaciones del correo electrónico. De lo contrario, tu correo electrónico aún puede interrumpir tareas más importantes.

A menos que estés en una posición en la que necesites correo electrónico para tomar decisiones rápidas, no deberías tener habilitadas las notificaciones para ello. Por importante que sea tu trabajo, es poco probable que sea tan importante.

Archiva o Elimina Los Mensajes Cuando Termines Con Ellos

Ahora que tienes un tiempo establecido para procesar el correo electrónico cada día, pasemos a dominar esa bandeja de entrada. Comenzaremos con un consejo que suena obvio pero que hace una gran diferencia: archivar o eliminar mensajes cuando hayas terminado con ellos.

Tu bandeja de entrada debe ser para los elementos sobre los que necesitas tomar medidas. Una vez que hayas tomado una acción, elimina o archiva el mensaje en cuestión.

Date De Baja En Mensajes De Marketing y Newsletters

Archivar y eliminar mensajes es clave para mantener limpia tu bandeja de entrada. Pero también debes tomar medidas para reducir la cantidad de mensajes que llegan.

Los mensajes de marketing y newsletters son algunas de las principales fuentes de desorden en la bandeja de entrada. Claro, algunos de estos mensajes son valiosos y vale la pena guardarlos.

Pero si te encuentras eliminando/archivando continuamente los mismos mensajes sin leerlos, es una señal de que debes cancelar tu suscripción.

Si realmente deseas mantener un archivo de un boletín en particular, puedes crear un filtro para archivarlo automáticamente. De esta manera, tienes copias del boletín informativo como referencia, pero eliminas el desorden de la bandeja de entrada. Si no está familiarizado con los filtros, los cubriremos en una sección posterior.

No Uses Tu Bandeja De Entrada Como Gestor De Tareas

Usar tu bandeja de entrada como archivo es malo, pero usarlo como gestor de tareas es aún peor. Es fácil caer en esta trampa. Ves un correo electrónico y piensas: “Tengo que responder a esto”. Sin embargo, responder requiere que tomes otros pasos para los que no tienes tiempo en este momento. Así que pospones la respuesta “hasta más tarde”, y los correos electrónicos sin respuesta se acumulan.

Afortunadamente, es fácil eliminar este problema: usa una lista de tareas. A continuación, te mostramos cómo usar tu bandeja de entrada de correo electrónico y tu lista de tareas juntas:

Despeja La Basura

Para comenzar, borra tu bandeja de entrada cualquier elemento que no requiera acción. Esto significa archivar o eliminar.

A veces las personas tienen problemas para decidir si deben archivar o eliminar mensajes. Para solucionar esto, hay una regla simple. Si alguna vez piensas que necesitaras algo nuevamente, archivalo.

Toma Medidas En Tareas Rápidas

Una vez que hayas archivado o eliminado todos los correos electrónicos que no requieren acción, puedes pasar a procesar el siguiente tipo de correo electrónico. Estos son los mensajes en los que puedes actuar en 5 minutos o menos.

En general, “tomar medidas” significará enviar una respuesta, aunque podría significar hacer otra tarea rápida relacionada con el correo electrónico.

Entonces, ¿por qué no agregar estos elementos a tu lista de tareas? Podrías, pero generalmente puedes hacer la tarea en la cantidad de tiempo que te tomaría agregarla a la lista.

Agrega Tareas

Incluso después de eliminar mensajes que no requieran acción y realizar las tareas rápidas, es probable que tengas algunos correos electrónicos que requieren más tiempo o pasos para actuar.

Estos son los correos electrónicos que debes sacar de tu bandeja de entrada y ponerlos en una lista de tareas. En cuanto a agregar elementos de correo electrónico a tu lista de tareas, tiene algunas opciones.

Lo más simple es copiar el correo electrónico directamente en tu programa de tareas.

Copiar el correo electrónico funcionará, pero puede volverse complicado si tienes muchos correos electrónicos para revisar. Además, puedes crear tareas que son difíciles de entender cuando vuelvas a ellas más tarde. Para evitar este problema, puede usar un administrador de tareas que te permite convertir los correos electrónicos en tareas.

La mayoría de los principales administradores de tareas ofrecen este tipo de funcionalidad, a menudo con una extensión de navegador que le permite convertir un correo electrónico en una tarea con solo unos pocos clics. Todoist, por ejemplo, ofrece una extensión de Gmail que pone un botón “Agregar a Todoist” en la parte superior de cada correo electrónico.

Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en ese botón para convertir cualquier correo electrónico en una tarea de Todoist:

Además, cualquier tarea que crees de esta manera incluye un enlace al correo electrónico original, lo que te permite revisarlo más tarde cuando estés tomando medidas al respecto.

Cualquiera sea el método que utilices, solo recuerde mantener tu bandeja de entrada para la comunicación y tu lista de tareas para las cosas que necesitas hacer.

Crea Filtros

Si no sabes acerca de los filtros de correo electronico, estoy a punto de dejarlo boquiabierto. Todos los programas de correo electrónico te permiten crear reglas que aplican automáticamente acciones a los correos electrónicos según ciertas condiciones.

Esto suena complicado, pero es bastante simple en la práctica. Por ejemplo, supongamos que te suscribez a un montón de boletines. Llegan durante toda la semana, pero no tienes tiempo para leerlos hasta el fin de semana.

Puedes archivarlos manualmente cada uno a medida que llegan. Pero hay una forma mucho más eficiente: crear un filtro.

Aquí te explico cómo crear un filtro en Gmail:

1. Vaya a Configuración

2. Click “Filtros y Direcciones Bloqueadas”

3. Click “Crear Un Nuevo Filtro”

4. Elige Los Parámetros Del Filtro

Ahora, es hora de elegir qué condición(es) usarás para filtrar correos electrónicos. En Gmail, tienes las siguientes opciones:

  • De: quién te envió el correo electrónico
  • Para: la dirección de correo electrónico a la que se envía el correo electrónico
  • Asunto: el asunto del correo electrónico
  • Tiene las palabras: palabras que incluye el correo electrónico
  • No tiene: palabras que el correo electrónico no tiene
  • Tamaño: el tamaño del correo electrónico (en MB, KB o bytes)
  • Tiene archivo adjunto: ¿el correo electrónico tiene un archivo adjunto?

Los filtros más útiles tienden a ser “De” y “Asunto”, ya que puedes usarlos para identificar rápidamente quién envía el correo electrónico y con qué propósito.

Para fines de demostración, supongamos que quiero filtrar todos los correos electrónicos que provienen de una dirección específica. Para hacer eso, simplemente escribo la dirección de correo electrónico en el campo “De”:

Luego haz click en “Crear Filtro”

5. Elige Una Acción

Después de configurar las condiciones para tu filtro, debes elegir algo para que haga tu filtro. Para ello, haz clic en una de las opciones en “Cuando se reciba un mensaje que coincida con esta búsqueda:”

  • Omitir recibidos(archivarlo)
  • Marcar como leído
  • Destacar
  • Aplicar la etiqueta:
  • ReenviarEliminar
  • Nunca enviarlo a Spam
  • Marcar siempre como importante
  • Nunca marcar como importante
  • Clasificar como:
  • Tambien aplicar el filtro a X conversaciones que coincidan con los criterios

Volviendo a nuestro ejemplo de archivado automático de newsletters, elegiré “Omitir recibidos (Archivarlo)”:

Luego haz click en “Crear filtro” y listo!

Usa 2 Correos Diferentes

El siguiente consejo es más sobre seguridad que productividad, pero es importante mencionarlo.

Debido a que tu dirección de correo electrónico es visible (y esencialmente pública), es una vulnerabilidad de seguridad. Si alguien tiene acceso a ella, podría enviar solicitudes de restablecimiento de contraseña o incluso hackear ciertas cuentas.

Para protegerte contra este peligro, debes tener una dirección de correo electrónico separada que uses para iniciar sesión en todas las apps y paginas de Internet. Es importante que no utilices este correo electrónico para comunicarse con compañeros de trabajo, familiares o amigos; manténlo en secreto.

El uso de una dirección de correo electrónico de inicio de sesión separada también mantiene tu bandeja de entrada del mail “principal” libre de basura relacionada con inicios de sesión y contraseñas, liberando tiempo para correos más importantes.

Conclusión

El correo electrónico puede sentirse como una hidra: por cada mensaje que respondas, dos más ocuparán su lugar. Pero ahora tienes las tácticas que necesitas para tener tu bandeja de entrada bajo control.

Por supuesto, tener tu bandeja de entrada bajo control es solo una parte de convertirse en una persona organizada y productiva.

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